L’équipe du service de gestion de l’information de la santé et de la performance est le gardien fidèle qui assure la confidentialité de vos données personnelles.
Le dossier médical est le témoin de votre état clinique et de votre suivi par notre équipe d’intervenants. L‘information qu’il contient vous appartient et vous avez le droit d’y accéder sur demande.
À votre demande, les techniciennes en information de santé acheminent vos informations aux différents professionnels qui assureront votre suivi médical après votre séjour à l’Hôpital de réadaptation Villa Medica.
Les différents types de demandes et leurs particularités
Obtenir une copie de documents contenus à votre dossier
L’accès au dossier médical est soumis à la Loi sur les Renseignements de Santé et de Services sociaux. Il est confidentiel et nul ne peut y avoir accès sans le consentement de la personne qu’il concerne. Pour accéder à votre dossier médical, vous devez produire une demande écrite, qui doit obligatoirement contenir les renseignements suivants :
- Votre nom et prénom à la naissance;
- Votre date de naissance;
- Votre numéro d’assurance maladie,
- La nature des documents demandés;
- Le nom et l’adresse du destinataire.
Vous devez obligatoirement signer et dater votre demande (seules les signatures manuscrites seront acceptées). Veuillez prendre note que des frais peuvent s’appliquer en fonction de la situation qui s’applique.
Vous êtes le tuteur légal de votre proche ou prévoyez faire une demande d’ouverture de régime de protection
Si vous prévoyez présenter une requête pour l’ouverture d’un régime de protection pour votre proche devenu inapte, vous pouvez demander d’obtenir l’évaluation médicale produite par le médecin. Pour ce faire, vous devrez présenter une déclaration solennelle aux archives médicales. Cette déclaration doit être produite par votre notaire ou un commissaire à l’assermentation. N’hésitez pas à demander l’aide de votre intervenant social ou des techniciennes en information de santé qui vous guideront dans vos démarches. Veuillez prendre note qu’aucune évaluation psychosociale n’est faite à Villa Medica. Vous devrez faire une demande au privé pour faire produire cette évaluation.
Si vous êtes légalement le tuteur d’un usager, vous pouvez faire une demande d’accès à son dossier médical, en présentant une demande écrite comme mentionné plus haut. Vous devrez également fournir une copie de pièce d’identité. Les techniciennes en information de santé pourront alors vous authentifier et ainsi valider votre légitimité auprès du registre du Curateur public.
Accès au dossier médical d’une personne décédée
Si vous êtes un héritier, successible, légataire, liquidateur de succession ou bénéficiaires d’une assurance-vie ou d’une indemnité de décès d’une personne décédée, vous pouvez accéder à certains renseignements de santé s’ils sont nécessaires à l’exercice de vos droits et obligations à ce titre. Vous pouvez également présenter une demande d’accès à un renseignement contenu au dossier dans le cadre d’un processus de deuil. Dans tous les cas, un motif valable doit être fourni pour justifier votre demande d’accès.
Afin d’accéder au dossier d’une personne décédée, selon le cas, vous devrez présenter la documentation suivante :
- Un extrait de naissance;
- Le testament;
- Les certificats de recherches testamentaires (au Barreau et à la Chambre des Notaires);
- Une preuve de la police d’assurance vie ou d’indemnité de décès;
- Un certificat de mariage ou une preuve d’affiliation;
- Le certificat de décès (s’il n’est pas survenu à Villa Medica).
Vous désirez obtenir une attestation d’hospitalisation?
L’attestation d’hospitalisation est un document produit sur demande. Il contient les dates de votre hospitalisation, le nom du médecin ayant demandé votre transfert en réadaptation ainsi que celui de Villa Medica, le type de traitement reçu et l’identification de notre établissement. Si vous croyez avoir besoin de ce document, faites-nous parvenir une demande écrite.
Vous désirez obtenir un certificat pour votre employeur, confirmant la présence d’un proche à l’hôpital?
Comme pour l’attestation d’hospitalisation, vous devez nous faire parvenir une demande écrite et signer de la personne hospitalisée. Ce document attestera de la présence de cette dernière à l’hôpital de réadaptation Villa Medica ainsi que le nom du médecin traitant.
Consulter votre dossier médical
Toute consultation de dossier médical se fait sur place avec la présence d’une technicienne en information de santé. À la réception d’une demande écrite et signée de votre part, nous vous contacterons afin de vous fixer un rendez-vous. Les consultations se font uniquement la semaine, entre 8 h et 16 h, excluant les jours fériés.
Comment nous acheminer votre demande?
- Par courriel : archives.medicales.vmed@ssss.gouv.qc.ca
- Par la poste
- En personne
- Par télécopieur au 514 288-9355
Aucune demande ne sera acceptée par téléphone. Si des frais sont applicables, ils devront être acquittés avant que la copie des documents soit faite. Nous vous saurions gré d’inscrire vos coordonnées sur votre requête afin que nous puissions vous contacter en cas de besoin.
Quel est le délai de réponse?
Conformément à l’article 34 de la Loi sur les Renseignements de Santé et de Services sociaux, nous disposons de 30 jours pour traiter votre demande. Cet article prévoit également qu’à défaut de vous répondre dans ce délai, nous serons réputés avoir refusé votre demande.
Nous vous informons que, conformément à l’article 132 de la Loi sur les Renseignements de Santé et de Services sociaux, vous pouvez adresser une demande de révision de notre décision à venir si elle ne vous satisfait pas ou si nous ne respectons pas le délai de réponse prévu par la Loi. Ces demandes doivent être directement adressées auprès de la Commission d’accès à l’information.
Vous avez d’autres questions ou besoin d’aide pour formuler votre demande?
N’hésitez pas à nous contacter :
Courriel : archives.medicales.vmed@ssss.gouv.qc.ca
Téléphone : 514 288-8201 poste 4242 ou poste 3986
Télécopieur : 514 288-9355